نحوه استفاده موثر از نرم افزار Slack

10 نکته برای افزایش بهره وری نرم افزار Slack

نحوه استفاده مؤثر از نرم افزار Slack به همراه 10 نکته برای افزایش بهره وری اسلک در این مقاله از بلاگ سلکتک آورده شده است.

با این ده نکته در مورد دستورها اسلش، ادغام های ارزشمند، سازندگان گردش کار و موارد دیگر، نحوه استفاده مؤثر از Slack را بیاموزید.

تعداد کمی از برندها مانند گوگل به کلمات رایج در زبان روزمره ما تبدیل شده اند.

برای بسیاری، اسلک به عنوان ابزار ارتباطی غالب از ایمیل پیشی گرفته است و درست مانند برخی که با صندوق‌های ایمیل غیرقابل مدیریت دست و پنجه نرم می‌کنند، بسیاری دیگر نیز سعی می‌کنند Slack از به‌درستی استفاده کنند.

در این مطلب نکات مهم برای بهترین استفاده از Slack و استفاده از آن برای بهبود کارهایی که در بقیه مجموعه برنامه های خود انجام می دهید وجود دارد.

اگر صاحب سایت و یا مدیرسئو هستید، سلکتک به شما پیشنهاد می‌کند با خرید کلیک گوگل برای افزایش قدرت سئو سایت نسبت به رقبا و دریافت ترافیک ارگانیک از سمت گوگل اقدام کنید.

1. یادآوری ها را برای کارهای مهم در کانال ها یا پیام های مستقیم تنظیم کنید

احتمالاً از یادآورهای Slack استفاده کرده یا شنیده اید. برای یادآوری موضوعات مهم و بهینه‌سازی ها به افراد، هنگامی که در تعطیلات هستید یک یادآوری را برنامه ریزی کنید.

از دستور اسلش برای تنظیم یادآورها در کانال ها یا پیام های مستقیم استفاده کنید.

نکته مهم در ویرایشگر در اسلش

سه نوع دستور اسلش وجود دارد، آنهایی که توسط Slack ساخته شده اند، آنهایی که توسط برنامه های شخص ثالث ساخته شده اند و دستورهای سفارشی توسط سازمان شما.

2. ایجاد اعلان های کلیدواژه برای به روز رسانی های خاص

احساس می‌کنید از اعلان‌های بی‌شمار کانال‌هایی که مهم هستند، اما دنبال کردن آن‌ها خیلی وقت‌گیر هستند، دور مانده اید؟ هنگام تنظیم اعلان‌های کلیدواژه، می‌توانید کانال‌ها را بی‌صدا کنید، بنابراین فقط زمانی که عبارات خاصی مطرح می‌شوند به شما هشدار داده می‌شود.

بخش اعلان‌ها را در زیر تنظیمات برگزیده Slack باز کنید و بخش "My Keywords" را انتخاب کنید تا لیست خود را تنظیم کنید. همانطور که پروژه‌های جدید پیش می‌آیند و پروژه‌های دیگر تکمیل می‌شوند، فهرست کلمات کلیدی خود را اصلاح کنید تا فقط با مرتبط‌ترین به‌روزرسانی‌ها در ارتباط باشید.

3. یک جلسه را بدون ترک برنامه Slack برنامه ریزی کنید

در طول روز ممکن است برخی کارها موجب اتلاف وقت شما باشد. بدون شک برنامه ریزی جلسات یکی از رایج ترین کارهای روزانه است.

شما می توانید بدون ترک Slack این کار را انجام دهید و با خیال راحت به کارهای خود بپردازید.

ابتدا باید Google Slack Calendar یا برنامه Outlook Slack Calendar را دانلود کنید. سپس، هنگام گپ زدن با مخاطب، روی نماد رعد و برق برای منویی با گزینه زمان‌بندی جلسه کلیک کنید.

4. افراد کلیدی و کانال های مهم را در صدر قرار دهید

برای جلوگیری از پیمایش و جستجوی مخاطبین کلیدی، از ویژگی ستاره برای قفل کردن یک شخص یا کانال استفاده کنید تا همیشه در بالا ظاهر شوند. سپس یک دسته ستاره‌دار در پنل پیمایش سمت چپ شما ظاهر می‌شود تا به اولویت‌بندی مخاطبین یا کانال‌هایی که هرگز نمی‌خواهید از دست بدهید کمک می‌کند.

5. ایمیل های خود را با اسلک ادغام کنید

اغلب بحث کردن درباره موضوعی به صورت گروهی از طریق شلی آسان تر از ایمیل است، به خصوص اگر گیرندگان متعددی در آن دخیل باشند. اسلک می تواند در اینجا با استفاده از قابلیت Slack برای دریافت ایمیل های دریافتی کمک کند.

آدرس ایمیلی را تنظیم کنید که Slack بتواند از آن به عنوان گیرنده استفاده کند. سپس، ایمیل را به صورت خودکار یا دستی به این آدرس فوروارد کنید. سپس، شما یا گیرندگان کانال Slack اگر از یک کانال استفاده می‌کنید، ایمیل را در کانال دریافت می‌کنید و می‌توانید راحت‌تر وارد آن شوید.

6. کانال های Slack را به بخش هایی برای مرور سریع مرتب کنید

یکی دیگر از موارد سازمانی ترکیب کانال ها در گروه ها است. برخی از رویکردهای رایج گروه بندی، سازماندهی کانال ها بر اساس تیم، موضوع پروژه یا چارچوب زمانی قابل تحویل است.

از آنجایی که بخش‌ها قابل ویرایش هستند، می‌توانید کانال‌ها را از یک گروه به گروهی دیگر مانند ایمیل‌ها از یک پوشه به پوشه دیگر تغییر دهید.

با گروه‌بندی کانال‌ها در بخش‌ها، می‌توانید تمام بخش‌ها به جز مهم‌ترین بخش را به حداقل برسانید و توجه خود را بر روی مکالماتی که بیشترین اهمیت را دارند متمرکز کنید.

7. پیام ها را مستقیماً از هر جعبه متنی با /msg ارسال کنید

آیا خوب نیست که مجبور نباشید برای مخاطبی به آنها پیام دهید؟ در واقع این‌کار امکان‌پذیر است. از هر جعبه متنی با دستور /msg به هر کسی پیام ارسال کنید.

8. از Workflow Builder برای ساده کردن درخواست های مکرر استفاده کنید

اگر متوجه می‌شوید که اغلب از سوالات مشابهی پرسیده می‌شود، از Workflow Builder برای ایجاد فرم‌های دریافت استفاده کنید.

این نه تنها با دریافت یکباره تمام اطلاعات مورد نیاز در وقت شما صرفه جویی می کند، بلکه به طرف درخواست کننده کمک می کند تا بفهمد شما برای کمک به آنها به چه چیزی نیاز دارید. دیگر برای جمع‌آوری اطلاعات نامرتبط به عقب و جلو نیازی نیست. همه را یکجا دریافت کنید و آن را برای هر کس دیگری که پرس و جو می کند تکرار کنید.

9. از Slack با ابزارهای مدیریت پروژه خود استفاده کنید

در حالی که همه ابزارهای مدیریت پروژه به خوبی در نظر گرفته شده اند، آنها با چالش نیاز به مدیریت آنها در کنار مدیریت پروژه ای که قرار است ساده کنند، همراه هستند. گاهی اوقات به نظر می رسد که مدیریت ابزار مدیریت پروژه به اندازه خود پروژه زمان‌گیر است.

اسلک همچنین می‌تواند نیاز به کار بر روی دو پلتفرم مجزا را با اجازه دادن به اعلان‌های ابزارهای مدیریت پروژه کاهش دهد.

10. از طریق پیوند RSS Feed به روز رسانی دریافت کنید

در موارد نادر، ممکن است به‌روزرسانی‌های Slack بیشتری بخواهید. هنگامی که یک فروشنده سرویس جدیدی را راه‌اندازی می کند، یک مشتری یک اعلان کلیدی می دهد. ممکن است متوجه شوید که به همه به‌روزرسانی‌هایی که احتمالاً می‌توانید جمع‌آوری کنید، نیاز دارید.

فید RSS کمک بزرگی در این موارد است. حتی بهتر از آن یک فید RSS است که مستقیماً به Slack شما متصل می شود، جایی که می توانید آنها را به طور یکپارچه برای همکاران ارسال کنید یا آنها را برای مرجع ذخیره کنید.